Eficiência é organização somada a concentração

No mercado de trabalho atual eficiência não é apenas um diferencial, mas uma característica fundamental. Portanto, deixemos a conversa de lado (para sermos mais eficientes) e vamos direto para as dicas de como ser mais eficiente no trabalho:

Utilização do Espaço. A eficiência no trabalho passa necessariamente por um espaço de trabalho organizado. Um local de trabalho mais organizado reflete-se em uma economia direta de tempo (é necessário menos tempo para encontrar documentos ou ferramentas) e, por conseguinte, em um aumento direto da eficiência. Um espaço de trabalho desorganizado pode gerar também um “efeito desanimador” ao “pintar o monstro como pior do que o que realmente é”. Já que pode ressaltar a quantidade de tarefas “ainda não completadas”, o que acaba levando a uma sensação de “trabalho infinito” ou de um trabalho que “não rende”, diminuindo o moral do funcionário antes mesmo de começar o trabalho. Do contrário, um espaço organizado passa uma sensação de aconchego, de tranquilidade e até mesmo de mais segurança e autoconfiança.

Foco em uma coisa por vez. Concentre seus esforços de trabalho em apenas uma tarefa por vez. Quanto às demais, deixe-as de lado (porém não as abandone) para recuperá-las assim que sua realização for necessária ou conveniente, mas lembre-se, apenas depois que a tarefa no topo da pilha estiver concluída. Para ilustrar a importância desse ponto, atente para as palavras utilizadas nesse tipo de ação: “foco” e “concentração”. O foco é o ponto de junção, e, portanto, é um ponto “único”. Concentração, por sua vez, equivale a agrupamento, junção, ou seja, é a junção de toda a sua capacidade de ação em um único ponto (se isso ocorrer em múltiplos pontos ocorre a “difusão”). Não é só o dicionário que suporta essa visão. Muitas mães também, ao comentar os erros dos filhos dizem: “também, quer fazer tudo de uma vez”. Fazer uma coisa de cada vez diminui a chance de erros, o que diminui as chances de precisar refazer uma tarefa, o que por sua vez resulta em uma economia de tempo, e, por fim, em um aumento da eficiência.

Estabeleça prioridades. Como foi dito acima, se faz melhor as coisas quando se faz uma coisa de cada vez. Porém, por onde começar? Como organizar a ordem de entrada da pilha de afazeres? Isso vai depender das tarefas que compõe a pilha e o bom senso é o ingrediente principal nesta decisão. Porém, existem alguns padrões a se seguir. Os ingleses (ou seriam os americanos?) possuem um ditado: Firstthings, first. “As primeiras coisas, primeiro”. Tal frase parece uma bobagem de tão óbvia, mas é muito fácil perde-la de vista. Uma coisa pode ser “primeira” porque muitas outras tarefas dependem dela (ou seja, dependem de que ela esteja pronta para que possam ser iniciadas, desenvolvidas ou terminadas) ou porque tem o prazo de entrega mais próximo (precisa ser terminada em tempo). Altere a prioridade de seu foco entre esses dois tipos de tarefas (Atenção: altere a prioridade do seu foco e não seu foco!) de maneira a evitar que prazos sejam perdidos ou que seu trabalho seja empacado.

Não deixe para amanhã o que você pode fazer hoje. Como já dizia sua avó e, talvez, até mesmo a avó dela. Porém, essa é uma dica mais fácil de dar do que de seguir. Afinal, como já dizia Newton: “Todo corpo em repouso  tende a permanecer em repouso”. Percebe-se, portanto, que a procrastinação não é uma característica de poucos, é uma “tendência” geral da natureza, uma lei da física. É natural, portanto, procrastinar o princípio de uma nova tarefa. Porém, ainda seguindo a lei, um corpo em repouso tende a permanecer em repouso, ou seja, se nada for feito a respeito de seu estado de repouso (procrastinação), você continuará em repouso indefinidamente. Por sorte, ao contrário da maioria dos corpos da natureza, nós possuímos uma força interna e podemos exercer essa força em nós mesmos para colocarmo-nos em movimento (antes que forças externas: cobranças, prazos o façam).

Outro fator que leva a procrastinação é a “síndrome do herói”. Como muitas vezes a rotina de trabalho se torna entediante (assim como todas as demais rotinas), muitos funcionários acabam deixando, subconscientemente, para realizar a tarefa nos últimos instantes para que possam sentir o desafio e, a seguir, a emoção da superação. A própria rotina e as condições de trabalho acabarão por submeter todos ao estresse e a pressão, por isso deixe as emoções para seus amores, amigos e familiares; enfim, deixe as emoções para a sua vida pessoal e trabalhe com tranquilidade.

Esse artigo não esgota o tema e nem se pretendia a tanto. Existem muitas outras dicas para ser mais eficiente no emprego, quase tantas dicas quanto existem empregos. Na dúvida, procure sempre equilibrar, da melhor maneira possível, concentração, disciplina e bom senso. Funcionará na maior parte das vezes (e com eficiência!).

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